10 astuces pour booster ta boîte mail de Wedding Planner !

gérer sa boîte mail - les planneuses coach wedding planner

En tant que Wedding Planner, ta boîte mail est sacrée. C’est ton outil d’échange privilégié avec tes clients et aussi une base de données dans laquelle tu peux retrouver ce qui s’est dit il y a longtemps. Bref, si tu la perdais, ce serait la catastrophe ! Mais pour autant, mal optimisée, une boîte mail peut être un véritable cauchemar hyper chronophage. Aujourd’hui j’ai décidé de te donner quelques astuces pour t’aider à mieux organiser ta boite mail et à optimiser le temps passé sur tes emails.

Avoir une boite mail professionnelle

Ça n’a pas grand choses à voir avec l’optimisation mais je te recommande vivement d’avoir une boite mail professionnelle pour ton activité. Pour rappel, une adresse mail professionnelle est une adresse qui se termine en @tonnomdedomaine.fr/com/etc… D’abord, en termes de crédibilité, on ne fait pas mieux. 🤷🏽‍♀️ Ensuite tu peux en obtenir une gratuitement avec ton hébergeur web alors pourquoi s’en priver ?

Créer une signature email professionnelle

La signature de tes emails est importante. D’une part parce que c’est l’endroit rêvé pour inciter les gens qui reçoivent tes mails à visiter ton site et tes réseaux sociaux. Et d’autre part parce que tu sais ce qu’on dit: la dernière impression est celle qui reste. Soigner ta signature d’email est donc important.

Si tu veux créer une jolie créature d’email pro qui s’affiche correctement sur téléphone comme sur mobile et sur tous les fonds de couleurs (un truc propre quoi 😅) je te recommande le site Gimmio. J’ai cherché sur plusieurs sites qui proposaient ce service mais certains abonnements allaient jusqu’à 5$ par moi, j’ai trouvé ça abusé. 🤣 Avec Gimmio, tu as ta signature professionnelle pour 7$ payés en une fois et on n’en parle plus. Attention tout de même, pour ce prix là tu n’auras que 7 jours pour créer, modifier et ajouter la signature partout. Passé ce délai, si tu veux la remodifier, il te faudra souscrire à un abonnement.

Organiser ta boite mail en plusieurs dossiers

L’une des façons de ne pas perdre de temps quand tu recherches des emails est de les classer dans des dossiers. Pour cela il y a plusieurs écoles.

Je sais que certaines aiment classer les emails dès qu’ils arrivent dans leur boîte de réception. Ainsi, la boite de réception reste toujours vide. Personnellement je ne suis pas fan de cette méthode car j’aime laisser dans la boite de réception les emails que je n’ai pas encore traités.

Néanmoins, une fois l’email lu, je lui attribue un label afin qu’il se range dans un dossier. Tu peux avoir un dossier pour les prestataire, un dossier par couple de clients, un dossier pour tes démarches administratives ou encore un dossier pour tout ce qui concerne tes formations.

À toi de trouver l’organisation qui te convient. 😉

Trie tes emails

D’ailleurs, pour rejoindre le point précédent, n’hésite pas à régulièrement faire le tri dans ta boite mail. Il arrive que l’on garde pendant des années des emails totalement inutiles. Tu y verrais plus clair si en plus des dossiers, tu supprimais tous ces emails qui prennent de la place pour rien.

Prends toi donc un petit créneau une fois par mois pour supprimer les emails inutiles. C’est pour pour la clarté de ta boite mail et c’est pour pour la planète. Car sache le, chaque email stocké correspond à de l’énergie consommée en plus par le serveur sur lequel il est stocké !

Ne procrastine pas les réponses rapides

Je te le disais dans mon article sur 15 astuces pour gagner en productivité: inutile de planifier les actions qui te prennent moins de 2 minutes à effectuer. Donc ok, parfois, pour répondre à un mail tu as besoin de temps parce qu’il te faut contacter une tierce personne pour avoir une info ou parce qu’il faut que tu y joignes une facture que tu n’as pas encore faite par exemple. Mais tous les petits mails auxquels tu peux répondre en trois phrases, n’attends pas pour les traiter. Réponds de suite pour que, le moment venu, tu puisses passer le temps nécessaire sur les mails les plus importants 😉

Sauvegarde des modèles de mails de réponse rapide

Tu as remarqué que tu recevais souvent le même type de mails auxquels tu donnes globalement la même réponse ? L’heure est venue d’optimiser le temps passé à répondre à ces emails en  ayant des modèles de mails déjà tout faits. Cela ne veut pas dire que tes réponses ne pourront pas être un minimum personnalisées. Je t’invite toujours à changer le mail pour répondre parfaitement à la demande qui t’est envoyée. Mais pour gagner du temps, rien ne t’interdit d’avoir des trame pré écrites.

Par exemple, tu peux avoir des modèles de réponses pour:

  • Les futurs mariés qui te demandent tes tarifs: modèle de mail avec ta brochure tarifaire en PJ
  • Les prestataires qui te contactent pour des partenariats
  • Les personnes qui te font des demandes d’emploi ou de stage.

astuces pour gérer sa boîte mail - les planneuses coach wedding planner

Programmer l’envoi de tes emails

La programmation est une règle d’or pour tout ce qui est organisation et productivité. Personnellement, je n’hésite pas à écrire à l’avance certains mails et à programmer leur envoi ultérieurement. Cela me sert quand je dois envoyer un document à une date précise par exemple, ou pour proposer un RDV. Programmer mes emails me permet aussi de les écrire quand je veux (en week end par exemple) mais de ne les envoyer que le lundi matin. Ainsi, aux yeux du monde, je suis indisponible et je sais que personne ne me répondra avant le début de semaine. Ps: ça marche aussi pour les emails écrits à 23h00 mais planifiés pour le lendemain à 9h00 hein 🤣

Je sais que Gmail propose nativement la fonction de programmation des emails. Si tu utilises un autre logiciel, n’hésite pas à te renseigner sur d’éventuelles extensions qui le permettent. 😉

 

Reste concentrée: ne garde pas ta boîte mail constamment ouverte

S’il y a bien une chose qui peut réduire à néant ta concentration quand tu travailles, c’est d’être interrompue. Pourtant, entre les notifications de ton téléphone et les emails qui “popent” sans cesse sur ton écran quand tu travailles, ça t’arrive tout le temps. Et figure toi que j’ai appris récemment que chaque fois que tu te laisses distraire en plein travail, il faut 23 minutes à ton cerveau pour retrouver une concentration optimale. Imagine le temps que cela te fait perdre chaque jour, chaque mois, chaque année ! 😱

La solution: ferme ta boîte mail quand tu travailles. Prévois deux voire trois créneaux de consultation et de réponse à tes emails dans la journée et en dehors de ces temps là, ne t’en occupe pas. Tu verras que la terre continuera de tourner même si tu ne réponds pas dans la minute et que tu seras bien plus efficace dans ton travail.

Limite les emails reçus

Le secret pour garder une boite email qui a un visage humain 😅, c’est de limiter le nombre de mails que tu reçois. Et pour ça il y a une solution radicale: te désabonner des newsletters qui ne t’intéressent pas. On ne va pas se mentir, des newsletters on en reçoit plein chaque semaine. Ces emails pèsent dans notre boîte mail et sur notre empreinte carbone.

Alors si certains ne te sont pas si utiles, n’hésite pas à te désabonner. Tu économises du temps de tri et tu représentes un abonné inactif de moins dans la liste email d’un entrepreneur. en plus c’est bon pour la planète car chaque email envoyé, c’est aussi de l’énergie consommée en plus. Bref, tout le monde est content ! 😁

Automatiser certains emails grâce à un auto-répondeur

Enfin dernier petit tip que je voulais partager avec toi, c’est le fait de pouvoir automatiser certains emails. Que dirais tu si par exemple une fois qu’un prospect t’envoyait une demande de contact via ton site, il recevait automatiquement un email disant que tu as bien reçu sa demande et que tu reviendras vers lui très vite ? Sympa non ? Eh bien c’est possible si tu utilises un auto répondeur. Oui oui, le même que pour les newsletters.

Bon ok, en fonction de comment est fait ton site cela peut demander de maîtriser un peu la technique. Mais imagine un peu tous les process de mails automatiques que tu pourrais créer avec ça ? 😍 Je te laisse cogiter là dessus. Et qui sait, je te montrerai peut être bientôt comment mettre cela en place au sein de mon Programme VIP 😎😉

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Voilà donc toutes les astuces que je pouvais te transmettre pour booster ta boîte mail en terme d’organisation et de temps passé sur tes emails. Et toi, tu as d’autres astuces que tu voudrais me partager à ce sujet ? N’hésite pas à me les écrire en commentaire 😉

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