Contrat: 6 clauses indispensables

Contrat: 6 clauses indispensables

Tu as rencontré un gentil petit couple. Ils ont validé ton devis et souhaitent t’engager: YOUPI !  Il est temps maintenant de leur faire signer un contrat ! En temps que professionnelle, je suppose que tu en as un déjà tout prêt. Si non, je te conseille rapido de prendre contact avec un avocat qui t’établira fissa ce précieux sésame sans lequel tu t’exposes à de nombreux risques. Aujourd’hui, petit – non GROS – focus sur le contrat de prestation, un indispensable de ton kit de wedding planner. Allez, on a du travail, alors, c’est parti !

Pourquoi faire signer un contrat ?

Ai -je vraiment besoin de l’expliquer ?  Le contrat, c’est LE document que tu ne dois pas négliger. Il est établi pour définir les limites de ta collaboration avec les clients. Qui fait quoi ? Comment ? À quel moment ? Tout ça est dit dans le contrat. Il garantit également l’engagement des deux parties. Tu t’engages sur une date, sur une prestations, sur des moyens mis en place. Les mariés s’engagent à te payer et à te fournir toutes les informations et conditions pour te permettre de réaliser ta mission. Enfin, le contrat est également là pour vous protéger. Il te protège toi mais également les clients. Sans accord écrit, personne n’a la garantie de l’engagement de l’autre. Qui dit pas de contrat, dit aucun recours en cas de problème. Cela en vaut-il la peine ?

Les Conditions Générales de Vente

Avant d’en arriver à signer un contrat, tu auras certainement envoyé à tes prospects un devis. Au delà du tarif de ta prestation, ce devis doit lui même comporter un certain nombre de mentions. On les oublie souvent mais il doit comporter des Conditions Générales de Vente. Un peu comme un contrat allégé, les CGV informent les prospects des grandes lignes du contrat. Voici quelques exemple d’éléments que tu peux inclure aux CGVqui accompagnent tes devis:

  • Le contenu de la prestation et notamment ce qu’elle ne comprend pas
  • Les éventuel frais qui seront à prévoir en sus
  • Les modalités de paiement
  • Les éventuelles pénalités de retard.

Ainsi tes clients savent d’ores et déjà à quoi ils s’engagent en faisant appel à toi. Ce serait frustrant qu’ils valident le devis puis renoncent à faire appel à toi, trouvant ton contrat trop contraignant.

6 clauses indispensables

Les conditions de paiement

Cela paraît logique. Ton contrat est en quelque sorte ta garantie, ton sauf conduit. Établi entre toi et tes clients, il sert à prouver l’accord qui a été convenu entre vous. Et tout comme toi tu t’engages à faire ton travail du mieux que tu peux, eux doivent s’engager à te payer. Pour cela, il te faut décrire de manière explicite les conditions de paiement. Voici les éléments que tu devrais décrire dans cette clause:

  • Rappeler le montant total de la prestation
  • Définir l’acompte en pourcentage et dire à combien il s’élève pour ce cas particulier
  • Déterminer les autres échéances de paiement selon ton mode de fonctionnement
  • Définir le moment de versement du solde

Afin que tout soit on ne peut plus clair pour tes clients, tu peux également rajouter un échéancier de paiements. Ce document annexe mentionnera précisément les dates et les montants des paiements. Ainsi, tes clients savent exactement quoi payer et à quelle date. 

 Astuce  : Pour prévenir au maximum tout incident de paiement, je t’invite à d’ores et déjà prévenir tes clients des conséquences d’un retard de paiement. Tu peux tout à fait, par exemple, instaurer des pénalités de retard. Il existe plusieurs façons de fixer ce taux de majoration. Si tu veux en savoir plus, je t’invite à lire cet article. Mais le plus simple est de fixer toi même un taux, généralement entre 10 et 15%. En cas de souci et de recours aux autorités, puisque le client aura été mis au courant du taux de majoration à la signature du contrat, c’est ce taux qui sera retenu.

Rihanna asking for money - contrat

Les frais annexes

Il est rare que nos prestations aient un prix fixe et immuable. Bien sûr, tes services ont un tarif que tu auras défini dans le devis. Mais dans une telle prestation, il y a toujours des “à côté” qui doivent être pris en compte. Ainsi, il se peut que tes clients aient à payer quelques frais supplémentaires tels que:

  • Indemnités de déplacement: tu seras sans doute amenée à parcourir la région dans le cadre de ta mission et cela est sujet à indemnisation.
  • Frais de bouche: comme le ferait un employeur, tes clients devront te fournir un repas lors de ta prestation et au cours des déplacements que tu effectueras pour leur compte
  • Frais d’hébergement: il se peut que tu doives séjourner ailleurs que chez toi au cours de votre collaboration et ces frais sont à la charge des clients

Pour plus de transparence, tous ces frais doivent figurer dans le contrat. Tu prendras également soin de spécifier le mode de calcul des frais (au km, à la mission, sur présentation de justificatifs…). Je te conseille également de préciser à quel moment ces frais devront êtres payés par les clients.

Valeur des échanges

Au cours de ta mission, tu seras amenée à échanger des informations, des avis, des décisions avec tes clients. Il est important que tu puisses conserver une trace écrite des échanges que vous aurez eus. Notamment pour les décisions importantes. Bien sûr, il y a une confiance établie entre vous mais on l’a dit, le contrat est là pour vous protéger toi et les clients. Aussi, il est important de définir ce qui, en cas de conflit ultérieur, fera foi devant les autorités. Insère une clause spécifiant que le contenu des emails – voire des SMS et des message Whatsapp – prouve valablement la teneur de vos échanges. Ainsi, si une mariée te reproche d’avoir eu des roses rouges et non roses, tu pourras prouver qu’elle t’avait bien demandé des roses rouges !  J’exagère à peine hein ! Bref, tu l’auras compris, il vaut mieux prévenir que guérir.

Responsabilité

Nous sommes organisatrices de mariages. Beaucoup ne comprennent pas notre métier et cette appellation peut parfois nous desservir. Tu n’as pas remarqué, quand tu es allée à l’assurance pour souscrire ta RC pro ? La commerciale a directement voulu me classer parmi les organisateurs de soirée type boîte de nuit !  Et pourtant, nous ne sommes que des mandataires ! Nous n’avons aucune responsabilité en cas d’accident au cours de la soirée ! Il convient d’impliquer dans ton contrat, une clause indiquant cela aux mariés. En gros, si eux ou un de leurs invités casse quelque chose, voire met le feu au château avec une des bougies de la déco: tu n’es pas responsable ! Les mariés engagent eux même leur responsabilité et celle de leur assureur.

 Astuce  : Parlant de responsabilité, il me semble important d’indiquer aux mariés que ledit contrat implique pour toi une obligation de moyens et non de résultats. Tu dois faire tout ce qui est en ton pouvoir pour mener la mission a bien mais si le résultats n’est pas celui escompté, tu ne peux en être tenue responsable. Exemple concret: tu as présenté aux mariés un traiteur, il y a eu dégustation et ils l’ont engagé. Si le jour du mariage, le canard est trop cuit, cela ne pourra en aucun cas t’être reproché sous prétexte que c’est toi qui a présenté le prestataire ! 

contrat pas responsable

Annulation ou report du mariage

Eh oui, malheureusement cela arrive.  Peut être même plus souvent qu’on ne le croit. Mais le contrat est là pour parer à toute éventualité, aussi, il est important d’aborder ce point. Il s’agit juste pour toi d’indiquer à tes clients quelles sont les dispositions à prendre:

  • Qu’ils doivent t’en informer au plus vite, par écrit (pour avoir une trace écrite )
  • La date est-elle remplaçable ?
  • Une remboursement total ou partiel est-il accordé ?

D’ailleurs, remboursement or not remboursement ? Je pense que cela dépend des circonstances. Nous ne sommes pas des sans coeur ! Bien entendu, si les conditions de l’annulation sont tragiques et exceptionnelles il convient de faire un geste. Ceci étant, tu dois aussi tenir compte du travail déjà engagé. Si les mariés annulent le mariage 3 mois avant le Jour J, il est probable que tu aies déjà accompli une bonne partie de la mission. Une partie des sommes initialement dues doit donc t’être versée en paiement de ce travail déjà effectué . 

Droit de rétractation

Tu sais sans doute que tu es légalement obligée d’accorder à tes clients un délai de rétractation de 14 jours à compter de la date de signature du contrat. J’ai entendu dire qu’on n’y était pas obligée si la signature a lieu dans nos locaux ou si le contrat était envoyé par courrier. Pourtant, rien dans mes recherches ne confirme cela. Et puis honnêtement, on n’est pas là pour piéger les clients.  Cette clause les mettra en confiance vis à vis de toi, aussi, je te conseille de l’inclure.

Ceci dit, cela implique un certain nombre de mesures:

  • Les clients doivent être informés dès le début qu’ils disposent d’un droit de rétractation
  • Tu dois fournir aux clients un formulaire type de rétractation qu’ils pourront te renvoyer en cas de renonciation
  • Si le contrat a été signé en dehors de tes locaux: tu ne dois encaisser aucune somme avant le 8ème jour qui suit la signature du contrat.  Ouais c’est pas cool mais c’est la loi !
  • En cas de rétractation, les sommes perçues doivent être entièrement restituées aux clients.
  • Tu ne dois pas commencer à travailler avant la fin du délai de rétractation ! Pourtant, il peut arriver que tu sois engagée pour un mariage “de dernière minute”. Si les clients veulent que le travail commence de suite, ils doivent t’en faire la demande explicite par écrit. Dans ce cas, les clients bénéficient toujours de leur droit de rétractation. Si finalement ils se rétractent et que tu as déjà commencé à travailler, ils devront te rétribuer à hauteur du travail engagé.

Avec tout ça, te voilà blindée et parée à toute éventualité ! Néanmoins, on le sait bien, le risque zéro n’existe pas. Malgré toutes ces précautions, tu n’es jamais à 100% à l’abris des problèmes. N’hésite donc pas à faire appel à un professionnel pour réviser et “verrouiller” ton contrat !  Bien sûr, toutes ces clauses seront inefficaces si tu n’es pas toi même rigoureuse et que tu ne fais pas en sorte qu’elle soit appliquées à la lettre. Pense y: dévier du contrat, c’est prendre un risque que quelque chose de désagréable t’arrive comme un impayé par exemple. Alors, reste droite dans tes bottes ! 

À bientôt Les Planneuses !

Contrat Wedding Planner - Les Planneuses Blog Wedding Planner

 

 

Cet article a 2 commentaires

  1. Merci merci merci pour cet article très bien fait, je vais de ce pas étoffer le contrat que j’ai déjà !

    1. De rien Aurélie ! Je suis ravie de t’avoir aidée ! 😉

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